A veces pensamos que cuando ya tenemos una audiencia cautiva para los eventos, creemos que en el siguiente año vamos a obtener los mismos resultados. Sin embargo, no siempre los resultados son los esperados y es porque en realidad los eventos exigen una constante renovación.

Definir el objetivo mayor es una prioridad si queremos que la misma audiencia continúe participando en nuestros eventos, por lo tanto, debemos siempre preguntarnos ¿qué queremos que haga nuestra audiencia durante el evento y cuando esté se termine?

Existen métodos que nos van a ayudar a definir los objetivos previos a la planeación de nuestro evento. Uno de los más útiles y conocidos es:

El método SMART que utiliza 5 pasos para definir un objetivo:

1

Specific (Específicos) ¿Qué queremos alcanzar con el evento?

Define claramente tu objetivo, concéntrate en tu cliente.
2

Measurable (Medibles) ¿Cuántos queremos alcanzar?

Asígnale un número, de forma que puedas saber si lo alcanzaste o no.
3

Achieavable (Alcanzables) ¿Cómo lo queremos alcanzar?

Tu objetivo debe ser realista, y posible de alcanzar para tu equipo.
4

Relevant (Relevante) ¿Qué usaremos para alcanzarlo?

Tu objetivo debe ser importante para tu Organización y estar alineado con una iniciativa central.
5

Time-bound (Temporales) ¿Cuándo queremos alcanzarlo?

Debes tener una fecha prevista de cuándo vas a alcanzar el objetivo.

Un ejemplo común para organizar un Congreso es

“Este año vamos a aumentar la participación de nuevos clientes en un 20% para el Congreso Anual, ofreciendo un bono de descuento por pago anticipado y haciendo una campaña paga en Google, durante los siguientes 3 meses.”

Después de definir un enunciado claro y conciso de los objetivos, hay que desarrollar los planes  para su logro; además de un sistema de medición que nos permita la revisión sistemática del desempeño y del logro. Esto nos va a permitir tomar las medidas necesarias para lograr los resultados planeados.

Los eventos tienen un impacto importante en la audiencia, permitiéndonos lograr diferentes objetivos como son participar en un nuevo mercado, mejorar el alcance de nuestros servicios, aumentar la audiencia y por lo tanto las ventas de cualquier producto o servicio que queramos promover.

A veces es muy confuso encontrar diferencias entre Metas y Objetivos. Las Metas son condiciones futuras, tienen como propósito alcanzar un deseo y el rango en el tiempo es largo, aunque son  suficientemente específicas para proporcionar dirección y empuje.

Los objetivos son logros específicos en un rango de tiempo corto que ayudan a construir los resultados esperados.

Tanto las metas como los objetivos deben estar alineados con la misión y visión de las Empresas.

Los objetivos iniciales que trazamos para nuestro evento son tan importantes que van a definir todas sus características, como son la fecha, el lugar, el programa, la estrategia de publicidad, el equipo de trabajo, los detalles visuales, entre muchos otros.

Finalmente  y siendo uno de los aspectos que van a dejar gran recordación en nuestra audiencia y que debemos tener en cuenta a la hora de definir nuestros objetivos, es el Branding del evento.

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Sandra Medina

Sandra Medina

Líder en logística de eventos. Apasionada por crear espacios de colaboración interdisciplinarios.

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